マニャーナの法則

こんにちは、マルオです。

わたしは2回転職をしていますが、その理由の一つが「仕事にあてる時間を減らし、家族や自分のために使える時間を少しでも増やす」ためです。

そのために、仕事や自分のタスクを管理、実践するシステムを継続的に見直しするよう取り組んでいます。

その中で、「マニャーナの法則」を知りました。この法則を知ったことで、タスク管理の方法を一段レベルアップすることができました。

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この本を読んで、自分の仕事の進め方の問題点が明らかになりました。 

わたしの仕事の問題点

 お恥ずかしいことに、この本に書かれている問題点がそのまんま当てはまってました。いやん。

たとえばどういうことかと言うと…

• いっつも仕事に追われている。
• 毎日、どれだけ仕事をしてもスッキリ終わった気がしない。
• 締め切りに追われて慌ててばかりいる。
• 残業が常態化している。
• 「え、そんな仕事ありましたっけ」に締め切り直前で気づく。

この中で、わたしは意外と「仕事をしてもスッキリ終わった気がしない」が重要でした。

仕事柄、長期にわたるプロジェクトが多く、今日タスクを終えたことでゴールに向かって着実に進んでいる実感を得られることがモチベーションにも繋がるからです。終わりの見えない仕事ほど、苦しいものはないので…。

では、なぜこのような問題が発生していたのか？それも、この本に書かれている内容が当てはまっていました。いやん。

ズバリ、これです。

• 目の前のどうでもいい仕事に反応してしまい、重要な仕事を先送りしてしまう。

メールが来たり、相談事が来ると、まずそっちを片付けて、自分の仕事をしよう、というスタンスが基本でした。

でも、あるんですよね、やっかいなメールとか電話。見たら気になってしまって、やっていた仕事をそっちのけで対応しないと気が済まないヤツが…。

その結果、その日にやることは終わらず、翌日に持ち越し。

翌日、全部できるかと言うと、当然できない。なぜなら、翌日も割り込みが入るし、その日にやる予定だったタスクもあるから。

こうして、仕事が片付かずにどんどん積み上がり、様々な問題を引き起こしていたのです！

おぉー、ここまで言い当てられると逆にスッキリするわー。気持ちいい！！

では、この問題はどうすれば解消できるのか？

忙しいだけの仕事を捨てる

そうです、まずは仕事を捨てましょう！そのために、仕事を断りましょう。

全部の仕事をやるなんて無理なんですよ、無理無理。

とは言うものの、気の弱い会社員にそんなことできるのか…？

仕事を断るポイントとして、以下が示されています。

• 落ち着いた声と態度で、いつもと同じ雰囲気でサラッと断る。考え込まず、当たり前のように断る。
• 現状を説明し、仕事を選択してもらう。

2つ目のはよくある方法ですね。これなら、気が弱くてもできる。

1つ目のも、結構色々な本で書かれてますね。過剰に反応せず、サラッとやるのが大事なのですね。

意外と普通に断れるようなので、徐々に実践していきたいところ。入社3ヶ月はまだ厳しいかな…。

また、断らずに引き受ける場合は、その仕事にコミットすることが求められます。

つまり、全力で取り組んで絶対に終わらせるぞ！と言う強い意思が必要だと言うことです。

当たり前のことで忘れてしまいがちですが、人間のパフォーマンスはモチベーションに大きく左右されるので、心構えは非常に大切なんですね。

こうして、自分が仕事にコミットできるようになったところで、マニャーナの法則に取り組んでいきます。

マニャーナの法則とは？

仕事には1日のバッファを設ける

マニャーナの法則の根本にあるのは、「超緊急の仕事は基本的にない」と言う考え方です。

なので、職種、仕事内容によって変わって来る可能性もあります。

たとえばわたしの場合、メールや電話がかかって来て、突然「今すぐやらないと死が待っている」と言うタスクが発生することはさすがにありません。（たぶん）

上司が展開を忘れてて「今日中になんとかして」とか言われることはよくありますが…。あ、これがまさに「忙しいだけの仕事を捨てる」に当てはまるヤツですね。

しかし、たとえば消防士や警察官の方とかは、「火事だ！」とか「強盗が！」みたいな電話が来たら、今すぐやらないと意味がないですよね。だって、それが何を差し置いても対応しなければいけない、もっとも重要な仕事なのですから。

と言うことで、職種や状況によって差はありますが、依頼を受けたらすぐ処理するのではなく、1日バッファを設けて「明日やる」のがマニャーナの法則の基本です。

こうすることで、今日やる予定だった仕事をきちんと終わらせて、今日出てきた仕事はきちんと整理して明日やる、と言う仕組みを作るのです。

タスクの管理はクローズリストで

1日分のタスクは「クローズリスト」で管理するのが重要です。

よくあるToDoリストは、やることをひたすら書けばよいだけなので、いくらでもリストに追加が可能です。

しかし、クローズリストは追加が簡単にできないリストです。なぜなら、「その日のうちに」やると決めたことのリストなので、制限時間が設けられています。

なので、追加するためには何らかの代替手段を考えないといけないのです。

• 元々のタスクを、どれか先送りする。
• 新しい仕事は断わる。
• 残業しちゃう。

「やると決めた」ことのリストなので、ToDoリストに対して「Will Doリスト」と呼ばれます。

自分がやると決めた、と言う意思が入っている点が重要ですね。

Will Doリストを管理するには「タスクダイアリー」を使います。

タスクダイアリーとは以下のものです。

• ノート、手帳、リマインダアプリ、Excelなど、好きなものを使ってよい。
• 1日1ページ。その日のページには、その日にやるとコミットしたタスクを一覧で書く。
• タスクが終わったらリストから消していく。

このリストを全部消化する＝今日の仕事は終わり、となる点が重要です。

全体の量が見えて、消化具合も分かる。仕事が進捗している、と言う実感を得られるのは、モチベーション維持に非常によい効果があるからです。

わたしは、Will Doリストとして「タスクシュート」と言うツールを使っています。タスクシュートの詳細は、以下が詳しいです。（何しろ、考案者の方の本なので）

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このツールは、Will Doリストと非常に相性がよいです。機能満載なのですが、特に次のような機能が非常に便利です。

• 日毎のリスト管理が簡単にできる。
• タスクの見積もり時間を入力することで、何時に仕事が終わるのか分かる。たとえばタスクを追加する場合の影響度合いを、直感的に理解できる。
• 実行したタスクのログが残る。やったことの記録にもなるし、次回の時間の見積もりに有効なデータが取れる。
• 定期的に繰り返すタスクを柔軟に設定できる。毎日、週1回、月1回、特定の日付などなど。やり忘れもなくなるし、リストを作る手間も省ける。

 まとめ

マニャーナの法則の中心となる考え方を解釈してまとめました。

ポイントは以下の点です。

• 忙しいだけの仕事は捨てる。
• 仕事には1日のバッファを設ける。
• タスクはクローズリストで管理。タスクをやりきるとコミットする意思も重要！

本を読むたびにいろいろと発見があるので、この記事も追記と改定を繰り返し、実践した結果を含めてお伝えしていきます。